Importer des invités

IWI vous permet d’importer votre base de données plus efficacement grâce au smart import. Vous éviterez tous les problèmes de doublons et d’erreur. 

Apprenez à utiliser le smart import facilement en vidéo ⬇️

 

 

Créer votre base de données

 

Créer une base de données Excel sans aucune mise en forme. Supprimez les images, logo, couleurs, formules et laissez uniquement les valeurs !

 

Astuce : Si les entêtes de vos colonnes sont écrites de la même manière que les valeurs du manager (entêtes du manager), vos champs seront automatiquement associés aux colonnes correspondantes.

 

Importer votre base de données

 

Rendez-vous dans le menu Invités puis icône import.

 

 

 

 

Téléchargement du fichier 

 

Feuille à importer : si votre fichier Excel comporte plusieurs pages, sélectionnez celle(s) que vous souhaitez importer.

 

Type d'import

 

• Ajout d'invités : Importez autant de fichiers que vous souhaitez pour ajouter des guests.

   

• Edition d'invités : Vous souhaitez ajouter ou modifier des données à votre base initiale sans supprimer la précédente et sans avoir besoin de la réimporter ? C’est possible avec l’édition des guests. Importer un nouveau fichier excel et updatez les valeurs que vous souhaitez !

   

 

La première ligne contient: sélectionnez le nom des colonnes si vous souhaitez afficher le nom des champs de chaque colonne dans la première ligne de votre tableau. 

 

• Au contraire, si vous souhaitez afficher directement les données de votre invité sur la première ligne du fichier, sélectionnez “Les données d’un invité”

 

 

Astuce : En sélectionnant “Le nom des colonnes”, vous visualiserez plus facilement les champs à associer à vos colonnes !

 

 

 

Associer les champs aux colonnes de votre base de données 

 

Après avoir importé votre base de données, vous devez associer les valeurs aux colonnes correspondantes.

• Dans la ligne "sélection du champ”, cliquez sur “choisir un champ”.
  
  
• Ajoutez un champ en cliquant sur le “+” à droite de la valeur.
  
  
• Répéter l’opération pour toutes les colonnes de votre tableau.

 

 

 

Astuce : Si une valeur ne figure pas dans les champs proposés, cliquez sur “Ajouter un champ” [voir article Ajouter un champ].

 

 

Éliminer les erreurs 

 

Data check : Cette fonctionnalité analyse la totalité de votre base de données en mettant en évidence les erreurs concernant les emails ou l’inscription des langues.

Vous avez accès à l’ensemble des email non valides, des doublons et des langues qui ne sont pas correctement inscrites.

 

• Email / doublon :  Il vous suffit de supprimer une des deux lignes correspondant au même contact en cliquant sur “sauter toute la ligne”.

 

• Email / not  valid : Supprimez tous les accents et autres ponctuations qui pourraient invalider l’adresse de votre contact.
  
  Attention ! Il peut également s’agir d’espaces présents en début et / ou fin de l’adresse mail.

   

 

 

 

 

Options supplémentaires

 

• Vous pouvez partager votre base de données dans l’application Welcome en cochant sa check box. 

 

• Vous avez la possibilité d’attribuer un nom à votre base de données et de définir le statut de présence de vos invités (présent/non présent). 

 

• Un mot de passe générique est attribué automatiquement à votre base de données, mot de passe qui sera enregistré pour chaque invité importé. Vous pourrez modifier ce mot de passe par la suite dans le menu guest puis en effectuant un Bulk edit [voir article Bulk edit].

 

 

 

Une fois vos paramètres séléctionnés, cliquez sur Commencer l'import. 

 

Vous trouverez tous vos nouveaux invités importés, vous pouvez désormais gérer votre affichage, modifier les informations d'un invité ou encore séquencer vos invités.